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Vergabeverfahren & Vergabeunterlagen: Bewertungsmatrizen & Bewertungsmethoden

**Bewertungsmatrizen & Bewertungsmethoden**
Mit der Erstellung der Zuschlagskriterien und Wertungssysteme hat die Vergabestelle bzw. der Bedarfsträger einen großen Einfluss sowohl auf die Gestaltung der eingehenden Angebote als auch auf das Ausschreibungsergebnis.

Dabei hat jede Bewertungsmethode ihre Stärken und Schwächen. Die Auswahl der „richtigen“ Bewertungsmethode führt im Optimalfall zum wirtschaftlich sinnvollsten Angebot.

Daneben stellt sich bei der Erstellung der Vergabeunterlagen die Frage, welche Informationen hinsichtlich der Bewertungsmethoden den Bietern notwendigerweise zu Verfügung gestellt werden müssen, um das Grundprinzip der Transparenz zu erfüllen.

Hier beraten wir Sie gerne in allen Fragen zu Bewertungsmatrizen und zur Bewertungsmethode. Beispielsweise durch
– Durchführung eines Workshops zur Erstellung von Bewertungsmatrizen und zu der Anwendung von Bewertungsmethoden
– die Analyse bestehender Bewertungsmatrizen & -methoden
– die Erstellung eines Gutachtens.

**Beispiel 1: Workshop + Erarbeitung einer Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode**
Basierend auf einer vorhandenen Leistungsbeschreibung können folgende Punkte erarbeitet werden:

* Analyse der Leistungsanforderungen,
* Verständnis für die Mindestanforderungen,
* Verständnis dafür, was das optimale System ist sowie ein
* Herausarbeiten des wirtschaftlichsten Systems,
* Herausarbeiten, welche Randbedingungen es gibt und in welchem
* Verhältnis Preis und Leistung zueinander stehen,
* Differenzierung zwischen Ausschluss- und Bewertungskriterien,
* notwendige Mindestanforderungen,
* Gewichtung der Bewertungskriterien,
* mögliche Notenskalen für die Bewertungskriterien.
Dies findet zusammen mit Ihnen in Form eines ein- oder mehrtägigen Workshops statt.

Nachbereitung des Workshops zur Erstellung der Bewertungsmatrix:
Aus den Ergebnissen des Workshops werden verschiedene Bewertungsmethoden, Kriterien, Gewichtungen und Benotungssysteme angewendet sowie Ausschreibungsszenarien durchgespielt, um die für die Ausschreibung optimalen Parameter sowie Gewichtungen für die Bewertungsmethode zu finden.

Ihr Vorteil:
Bewertungsmatrix als Excel-Datei und Ausschreibungstext zur Erklärung der Bewertungsmethode für die Ausschreibungsunterlagen, Dokumentation der Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode.

**Beispiel 2: Analyse einer bestehenden Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode**
* Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf das Vorhandensein aller notwendigen Informationen zur Bewertungsmethode, Aufzeigen fehlender Informationen/Parameter und Empfehlungen zur Veröffentlichung aller notwendigen Informationen/Parameter inklusive Text für die Ausschreibungsunterlagen.
* Analyse der Bewertungsmethode/Bewertungsmatrix mit Fokussierung auf wahre Gewichtung vs. scheinbare Gewichtung, Eigenschaften und Schwachstellen der Bewertungsmethode.
* Empfehlungen zur Verbesserung der Bewertungsmethode zum Schutz vor Störangeboten, die die Auswertung und damit auch die Zuschlagsentscheidung nachhaltig beeinflussen können.

Ihr Vorteil:
Die Analyse zeigt Ihnen die Schwachstellen der gewählten Bewertungsmethode und gibt klare Hinweise und Empfehlungen zur Verbesserung und Schutz der Ausschreibung.

**Beispiel 3: Gutachten**
Mit Hilfe von entwickelten und anerkannten Diagrammformen zur Visualisierung der Zusammenhänge von Preis, Leistung und Gewichtung wird die Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode der betreffenden Ausschreibung detailliert unter den Aspekten Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerb analysiert.

Dabei wird untersucht, ob
* alle notwendigen Angaben zur Bewertungsmethode transparent veröffentlicht wurden,
* die gewählte Zuschlagsformel sowie die gewählten Notenskalen für die betreffende Ausschreibung überhaupt geeignet sind,
* Alibi-Kriterien in der Ausschreibung vorhanden sind,
* durch die gewählten Kriterien und deren Gewichtung eine versteckte Diskriminierung vorhanden ist,
* versteckte Wertungsverzerrungen vorhanden sind und
*und welche wahre und scheinbare Gewichtung vorhanden ist.
Wird das Gutachten im Rahmen einer Rüge oder eines Nachprüfungsverfahrens erstellt, geht das Gutachten auch auf die erhobenen Vorwürfe des Bieters zur Bewertungsmethode bzw. zur konkreten Bewertungssituation ein.