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Sicherheit im Beschaffungsprozess – Mit Projektmanagement & Hilfestellungen zu einer starken Vergabestelle

Aufgrund der Entwicklung der vergangenen Jahre, hin zu einem internen Dienstleister, haben sich verschiedene Prozesse / Kulturen in der Öffentlichen Beschaffung entwickelt und manifestiert, die einer Professionalisierung entgegenstehen. Dies erschwert für die Vergabestelle das Zusammenspiel mit Bedarfsträgern, Geldgebern, der Öffentlichkeit, den Bietern usw. und führt zu Unsicherheiten im täglichen Beschaffungsprozess.

###Inhalt
Dieses Seminar soll Ihnen, als Verantwortlicher im strategischen, insbesondere im operativen Beschaffungsprozess, wichtige Methoden des Projektmanagements und Handlungsalternativen aufzeigen, mit deren Hilfe Sie die originären Aufgaben als Planungs- und Kontrollfunktion im Beschaffungsprozess professionell wahrnehmen können.
Die Veranstaltung ist ein aktiver Workshop. In dem Workshop werden anhand von Vorträgen, Praxisbeispielen und Design-Thinking-Ansätzen individuelle Lösungen in der Gruppe erarbeitet. Hier steht Teamwork im Fokus. Aus diesem Grund rundet eine gemeinsame Tour durch die Kölner Altstadt (nach dem Workshop) den ersten Veranstaltungstag ab.
Insgesamt besteht der Workshop aus zwei Teilen. Im ersten Teil werden über zwei Tage Projektmanagement-Tools und andere Hilfsmittel für eine professionelle Vergabestelle erarbeitet. Zwei Monate danach erfolgt ein weiterer Workshop zur weiteren Anpassung und Optimierung der zuvor erarbeiteten Hilfsmittel.

Der/die Zollbeauftragte -Ist einer alles schuld? oder die One-Man/Women-Show?-

Regelmäßig werden in Unternehmen mit internationaler Ausrichtung aus den Reihen der Mitarbeiter Zollbeauftragte gekürt. Insbesondere aufgrund der Einführung der zolltechnischen Rechtsperson des „zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten/AEO“ ist solch ein Zollbeauftragter offiziell zu bestellen und wird damit zum „allwissenden“ Ansprechpartner der Verwaltung. Zollbeauftragter, Zollbevollmächtiger, Gesamtverantwortlicher Zoll – das sind gängige Funktionsbeschreibungen, zu denen sich gerne auch die Ursprungsverantwortlichkeiten hinzugesellen. Die Ausfuhrverantwortlichkeiten obliegen hingegen der Geschäftsleitung – die praktische Umsetzung wird aber in der Regel dem Zollbeauftragten übertragen! All solchen Verantwortlichkeiten ist immerhin gemein, dass die Organisationsstrukturen eines Unternehmens davon betroffen sind. Innerbetriebliche Abläufe wollen fixiert und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Insbesondere ist zu gewährleisten, dass der Zollbeauftragte tatsächlich entsprechende Kompetenzen hat, um seine Verantwortlichkeiten auch de facto umsetzen zu können. Oftmals sind diese Strukturen aber nicht gegeben. Wer aber mag sich freiwillig einer Verantwortung aussetzen, die letztlich immer dann eine leere Wortphrase bleibt, wenn die Einbindung in Informationsflüsse und Entscheidungsprozesse nur Makulatur ist? Dies dient weder dem Zollbeauftragten noch dem Unternehmen. Eine klare Job-Beschreibung garantiert die Implementierung der notwendigen Gedanken in den innerbetrieblichen Ablauf und minimiert den Aufwand – denn: persönliche und unternehmerische Haftungsrisiken wollen erkannt und berücksichtigt werden!
Der Zollbeauftragte ist also im Rahmen zollrechtlicher Bewilligungen unterschiedlich zu betrachten, je nachdem, ob er für die Versandverfahren, das Zolllager, die Veredelungsverfahren, die Ausfuhren oder gar den AEO verantwortlich zeichnen soll. Hier spielen sogar auch unterschiedliche Gesetzesgrundlagen herein, so z.B. die Abgabenordnung, das Energiesteuergesetz oder das Luftverkehrsrecht.
Insgesamt gilt also, als „Freiwilliger“ die zahlreichen Wagnisse und deren Tragweite ab- und einschätzen zu können. Welche Funktion, welche Rechte, aber auch welche Pflichten obliegen dem/der Zollbeauftragten? Abgeleitet von den konkret genutzten Zollverfahren und Verfahrenserleichterungen fällt das Anforderungsprofil sehr unterschiedlich aus. Bleibt noch die Frage zu klären, ob die mittel- oder unmittelbar betroffenen Abteilungen auch die entsprechenden Fachkompetenzen aufweisen und welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen: Literatur, innerbetriebliche Unterweisung, Informationsfluss z. B. per Hausmitteilung etc.. Der Zollbeauftragte kann seine Leistung für das Unternehmen nur dann entfalten, wenn der Unterbau entsprechend kompetent ausgestattet ist.
Und Sie denken richtig: Auch hierfür zeichnet der Zollbeauftragte verantwortlich!
Untrennbar mit diesen Überlegungen verbunden ist die Frage: Wo im Unternehmen ist Zoll überhaupt platziert? Nur aufgrund dieser Gesamtbetrachtung lassen sich die Verantwortlichkeiten festlegen. Unabhängig, ob Konzern, Mittelstand oder kleines Unternehmen, Handelshaus oder Produktionsbetrieb: Im internationalen Handel ist Zoll eine nicht umschiffbare Klippe!

**In der Seminargebühr sind enthalten:**

+ ZAK-Teilnahmezertifikat

**Organisatorisches**

Sie benötigen einen internetfähigen Rechner / Laptop, ausgestattet mit Kamera und Mikrofon, von dem Sie das Training verfolgen können. Sie erhalten vor Beginn des Webinars von uns den Link und die Zugangsdaten zur Teilnahme am Webinar. Durch das Klicken auf diesen Link, einige Minuten vor Beginn des Webinars, wählen Sie sich ein und gelangen in einen virtuellen Warteraum. Sobald die Übertragung von unserem Organisator gestartet wird, nehmen Sie automatisch daran teil. Eine gute Internetverbindung ist Voraussetzung!
Wir weisen Sie darauf hin, dass Ihre Emailadresse an den Anbieter des Online-Trainings weitergegeben wird, damit eine Anmeldung zu Training möglich ist.

**Ansprechpartner & Baratung**

Sollten Sie Rückfragen zu dem Seminar haben oder sich nicht sicher sein, ob das Webinar für Sie passend ist, sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne. Ihr ZAK Team

Sie erreichen uns telefonisch unter 0221 / 352729, oder per Mail an info@zak-koeln.de